MODUL Menghitung dengan Data (Aplikasi Perkantoran)

1.       Memformat Sel

Kalo utak atik excel pasti kalian sudah familiar dengan tipe data / format yang digunakan dalam excel. Misalnya ada currency, persen, angka, tanggal dsb. Cara memformat sel pada workbook bisa dengan langkah berikut :

1. Blok / Klik sel yang akan kita format, klik kanan, klik tab number utuk memformat angka
2. Misal kita akan mengetikkan 2500  untuk membuatnya otomatis tertulis Rp. 2.500,00 maka kita tidak perlu mengetikkan symbol mata uang itu secara manual . pilih symbol mata uang yang terdapat pada kolom symbol yang tersedia.
3. Klik ok
4. Klik tab alignment untuk memformat alignment sel kita.
5. Untuk menggabungkan 2 sel atau lebih menjadi satu dengan posisi di tengah maka kita dapat menggunakan fungsi Merge and Center (kolom E dan F)
6. Jika teks terlalu panjang untuk menampilkannya dalam 1 sel secara lengkap maka kita dapat menggunakan fungsi wrap text. (Kolom B)
7. Untuk menentukan tampilan text menjadi vertical / miring (sesuai dengan derajat kemiringan) kita dapat mengubah orientationnya. (Kolom C )
8. Untuk memberikan garis kita dapat menggunakan border.

Contoh tampilannya :

 

 

2.       Memberi Nama Pada Grup Data

Anda dapat menentukan nama menggunakan:

 

·       Kotak nama di bilah rumus    

Ini cara terbaik untuk memberi nama pada grup data yang diinginkan. Ketikkan nama yang akan digunakan langsung di kotak (secara default, konten kotak Nama adalah alamat sel tersebut; misalnya, A1). Gambar yang ditampilkan di sini juga menunjukkan nama yang ditentukan, FirstName, di kotak Pengatur Nama setelah ditetapkan.

·       Label baris dan kolom yang ada dari pilihan sel    

Anda dapat menggunakan perintah Buat dari Pilihan untuk membuat nama dengan mudah dari label baris dan kolom yang ada, menggunakan pilihan sel dalam lembar kerja.

·       Kotak dialog Nama Baru    

Ini cara terbaik apabila Anda menginginkan fleksibilitas dalam membuat nama, misalnya menentukan lingkup tingkat lembar kerja atau membuat komentar nama.

 CATATAN    Secara default, nama menggunakan referensi sel absolut.

3.       Bekerja Dengan Fungsi Dan Formula Excel

Sebagian pengguna Excel menganggap bahwa Formula dan Function merupakan hal yang sama atau sejenis. Padahal Formula ( rumus ) merupakan rumus yang dibuat oleh pengguna, sedangkan function ( fungsi) merupakan suatu rumus tunggal yang sudah di buat oleh Excel dan memiliki fungsi dan maksud tertentu. Suatu formula yang kita buat dapat terdiri atas beberapa fungsi , tetapi sangat tidak mungkin berada dalam fungsi yang sudah ada atau di sisipkan dengan formula yang kita buat, karena kita tidak bisa membuka isi dari fungsi tersebut. Formula bisa berupa perhitungan matematik, membandingkan nilai antar worksheet, atau menggabungkan teks. Formula juga bisa berisi referensi ke cell lain yang berada dalam worksheet yang sama maupun worksheet yang berbeda, tetapi masih dalam satu workbook ataupun dalam workbook yang berbeda.

·       Penyusunan Formula Pada Excel.

Formula di dalam Excel selalu di mulai dengan tanda = ( sama dengan ). Tanda = (sama dengan) ini, akan menunjukan bahwa karakter berikutnya adalah suatu rumus, di mana terdiri atas operand ( elemen yang akan di hitung ) yang di pisahkan oleh operator ( jenis perhitungan el). Excel akan melakukan perhitungan mulai dari kiri ke kanan, berdasarkan tingkatan masing – masing operator di dalam rumus. Kita bisa mengubah urutan perhitungan dengan menggunakan tanda kurung.

·       Operator Perhitungan.

Operator akan menandakan jenis perhitungan apa yang akan dilakukan terhadap operand. Excel memiliki empat jenis operator yaitu, Arithmetic ( operator untuk perhitungan biasa ), Comparison ( operator untuk perbandingan), Text concatenation ( operator untuk menggabungkan dua buah teks ), dan Reference ( operator untuk mengkombinasikan alamatcell/range ). Arithmetic operator digunakan untuk melakukan perhitungan matematik seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian, atau untuk menghasilkan hasil berupanilai. 

        Comparison operator di gunakan untuk membandingkan dua buah nilai yang hasil perbandingan nya berupa nilai TRUE ( benar ) atau FALSE ( salah ).

        Text concatenation operator digunakan untuk menggabungkan beberapa teks menjadi satu.

        Reference operator di gunakan untuk menggabung alamat beberapa range ( cell ) menjadi satu.

 

·            Urutan Proses Perhitungan.

Jika kita menggabungkan beberapa operator dalam satu formula, maka Excel akan melakukan perhitungan sesuai dengan urutan yang terdapat pada table di bawah. Jika dalam suatu formula terdapat beberapa operator yang memiliki tingkatan yang sama, sebagai contoh misalnya, formula yang mengandung operator perkalian dan pembagian, maka Excel akan menghitung mulai dari kiri sampai ke kanan. Untuk mengubah urutan perhitungan bagian tertentu, tutuplah bagian yang ingin di hitung terlebih dahulu dengan menggunakan tanda kurung.

·            Array Formula.

Merupakan fasilitas dari Excel yang memungkinkan kita untuk mengisi satu rumus langsung ke dalam satu atau lebih range, di mana Excel akan menjaga rumus tersebut supaya selalu sama. Array formula memungkinkan kita untuk melakukan beberapa perhitungan dan mengembalikan satu atau beberapa hasil. Kita bisa membuat array formula dengan mengisikan formula biasa, namun kita harus menekan Cntrl+Shift+Enter terlebih dahulu setelah selesai memasukan formula. Terkadang Excel harus melakukan beberapa perhitungan untuk meghasilkan satu nilai. Sebagai contoh, worksheet di bawah ini menunjukan satu perusahaan yang memilki kantor penjualan di Eropa dan Amerika, di mana masing-masing kantor memiliki tiga divisi produk. Untuk mencari rata – rata pendapatan kantor Eropa pada tahun 1992, kita membutuhkan sebuah array formula.

Cell C15 berisi array formula =AVERAGE(IF(C4:C13=”Eropa”,D4:D13)), yang akan mencari seluruh cell pada range C4:C13 yang berisi teks “Eropa” dan menghitung rata – rata pada D4:D13. Untuk menghasilkan beberapa nilai dengan menggunakan array formula, kita harus memilih range, di mana nilai – nilai akan di letakan.

Contoh berikut, akan menghitung 10% total penjualan perbulan secara langsung:

Beberapa keuntungan dari array formula adalah sebagai berikut:

·       Menggunakan memori yang lebih sedikit

·       Pekerjaan kita menjadi lebih effisien

·       Dapat menghilangkan kebutuhan akan formula perantara ( intermediate formulas )

Yang perlu di ingat sebelum kita menuliskan formula di atas pastikan untuk memilih range C4:E4 terlebih dahulu, dan setelah memasukkan formulanya pastikan untuk menekan Cntrl+Shift+Enter untuk mengakhirinya sehingga Excel secara otomatis akan mengubah formulanya menjadi { =C3:E4*0.1 } sebagai tanda bahwa formula yang bersangkutan merupakan array formula.

4.       Cara Copy Formula Secara Vertikal Dan Horizontal

Untuk pengguna microsoft excel 2010, 2007, 2003, 2002 (xp), maupun versi excel sebelumnya pasti sudah terbiasa dengan teknik copy paste formula di excel. Namun ternyata masih ada beberapa yang kesulitantentang cara copy formula.Ada beberapa cara membuat copy (duplikat) formula dari satu sel ke sel yang lain pada worksheet excel. Misalnya :

1. Cara I : Copy secara manual dengan menggunakan menu copy dan paste special – formula.

2. Cara II : Dengan mencopy rumus dengan meletakkan mouse kursor pada sel yang berisi formula selanjutnya setelah di pojok kanan bawah sel yang berisi formula tersebut muncul tanda +  , drag mouse hingga posisi /sel yang diinginkan untuk diisi duplikat formula. Contoh di bawah ini:

a. Sel A3 sampai A22 buat data berupa angka berurut dengan menggunakan metode autonumber.

b.Di sel B3 , gunakan rumus =A3*2 (rumus ini berari kalikan sel A3 dengan 2 ). Ini hanya contoh sederhana sebagai contoh kasus untuk mengcopy formula di excel , silahkan gunakan rumus lain yang lebih kompleks.

c.Drag dari sel B3 hingga sel B22 maka secara otomatis formula  akan terisi pada range B3:B22.

3.Cara III : Double klik pada tanda + yang berada di pojok kanan bawah sel B3, maka secara otomatis formula dari B3 akan terduplikasi ke sel B3 hingga B22.

            

Hasil dari ketiga cara di atas akan terlihat seperti di bawah ini 

         

Selain meng-copy rumus secara vertikal dapat juga dilakukan secara horizontal maupun secara vertikal dengan memilih / mengcopy beberapa kolom  /baris sel secara sekaligus.

Dalam contoh berikut:

a. Buat formula pada sel C3

=A3*3

b. Di sel D3 ketik rumus

=A3*4

c. Di sel E3 ketik formula

=A3*5

d. Blok sel C3 sampai sel E3                                                          

pada tanda plus warna hitam yang terletak di pojok kanan bawah sel E3, lakukan double klik mouse, maka secara otomatis formula akan tercopy hingga baris ke-22.

             

Hasilnya bisa dilihat di bawah ini :

  

5.       Menemukan Kesalahan Dalam Perhitungan

Memasukan perhitungan dalam sebuah worksheet, akan memberikan jawaban berharaga untuk pertanyaan tentang data Anda. Walaupun terdapat kemungkinan selalu benar, namun bagaimanapun juga bisa saja terjadi kesalahan dalam formula. Cara mencegah kesalahan adalah dengan menandai sel-sel  yang digunakan dalam perhitungan akan menunjukan adanya kesalahan yang  terjadi. Proses pengujian perhitungan akan menunjukan adanya kesalahan yang terjadi. Proses pengujian kesalahan sebuah worksheet dalam formula disebut dengan Auditing.

Kesalah formula dapat berbentuk komentar-komentar sebagai berikut:

No	Kesalahan	Keterangan	Solusi  Pemecahannya
1	######	Rumus benar, tetapi ukuran kolom dan baris kurang lebar.	Atur lebar kolom atau tinggi barisnya.
2	#NAME?	Salah penulisan rumus atau rumus tidak dikenal.	Betulkan nama rumusnya.
3	#N/A	Rumus benar, namun tidak ada nilai yang tersedia.	Ganti dengan nilai yang benar.
4	#DIV/0!	Rumus sedang mencoba membagi dengan nol.	Jika nilai pembagi  benar-benar  0 maka perlu diubah nilainya.
5	#VALUE!	Rumus yang berisi tipe data (argument) yang salah.	Betulkan tipe datanya.
6	#NULL!	2 nilai yang ditetapkan tidak memiliki kesesuaian.	Betulkan salah satu nilai agar terjadi kesesuaian antar keduanya.
7	#NUM!	Angka atau nomor tidak sah untuk rumus.	Betulkan nomor tersebut.

v  Pertanyaan Dan Pembahasan

1.        Tanda lebih besar (>) termasuk operator …

a.     Perbandingan

b.    Aritmetika

c.     Statistik

d.    Acuan

e.     Penggabungan teks

2.        Penulisan rumus penjumlahan dari sel B2 sampai dengan B10 yang benar adalah …

a.     =SUM(B2:B10)

b.    =SUM(B2-B10)

c.     =ROUND(B2:B10)

d.    =SUM(B2;B10)

e.     =COUNT(B2:B10)

3.        Penulisan rumus pembagian yang benar adalah …

a.     =A1*A2

b.    =A1+A2

c.     =A1^A2

d.    =A1/A2

e.     =A1-A2

4.        Apabila diketahui sel D2=15 dan D3=13 maka hasil rumus =D2*D3 adalah …

a.     195

b.    2

c.     28

d.    1.33

e.     64

5.        Tipe kesalahan rumus ###### artinya …

a.     Rumus benar tapi nilainya salah

b.    Salah penulisan rumusnya

c.     Kolom kurang lebar

d.    Angka tidak sah untuk rumus

e.     Rumus berisi argument yang salah

6.        Bagaimana cara memberi nama pada lembar kerja? Jelaskan!
Pembahasan :

1.      Pilih dan klik menu File, Save,sehingga muncul kotak dialog penyimpan.

2.      Pada kotak Save In pilih dan klik folder tempat penyimpanan data.

3.      Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan.

4.      Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.

7.        Jelaskan langkah-langkah menyembunyikan baris atau kolom, dan lembar kerja!

Pembahasan:

Langkah-langkah menyembunyikan baris atau kolom, dan lembar kerja :

1.      Pilihlah Insert dikolom tempat kita ingin menyisipkan sebuah kolom.

2.      Dari menu insert,klik Colom. Sebuah kolom yang baru akan disisipkan disebelah kiri kolom yang kita pilih.

8.        Langkah-langkah penggabungan cell !

Pembahasan :

1.      Blok Sel yang akan digabung.

2.      Klik tombol toolbar merge cells. Jika ingin menggabungkan sel sekaligus mengatur posisi data menjadi center, klik merge and center. / Format-Cells –Alignment – merge cells.